SPC – Spiral Project Canvas – il diagramma di rappresentazione dei progetti

SPC – Spiral Project Canvas

Come rappresentare l’avanzamento di un progetto di consulenza.

Noi di IMS siamo spesso impegnati in progetti di miglioramento e ottimizzazione del Reporting direzionale, prevalentemente nelle imprese di costruzioni. Questo significa affrontare la complessità attraverso un’attenta analisi dei processi e del transito dei dati attraverso l’azienda.

E’ per questo che abbiamo messo a punto il diagramma di rappresentazione dei progetti che abbiamo denominato SPC.

Si parte dagli aspetti di preventivazione sino alla redazione del bilancio di esercizio.

Ovviamente sono coinvolte tutte le persone dell’organizzazione che devono lavorare insieme nell’ottica di condividere le informazioni e di prepararle per chi poi le utilizzerà in seguito.

Significa lavorare in un’organizzazione che si muove e non può fermarsi ma che deve imparare lavorando.

Tra le caratteristiche ricorrenti in questo tipo di progetti le tante variabili che incidono sul risultato e il fatto che gli obiettivi possono anche cambiare in corso d’opera.

Questo si traduce nella necessità di scomporre il progetto in fasi di lavoro, ad ognuna delle quali corrisponde un traguardo intermedio; per dare evidenza dell’avanzamento dei lavori e per dare fiducia agli sponsor di progetto sul fatto che gli obiettivi finali saranno raggiunti come programmato. Fondamentale dimostrare la capacità di arrivare nel più breve tempo possibile ad un risultato in conformità a quanto dichiarato.

Ecco che la redazione del progetto deve essere particolarmente accurata e costantemente monitorata per evitare, per quanto possibile, il rischio di default.

 

Le variabili in gioco

Certamente ogni progetto è unico ma l’esperienza ci porta a riconoscere quattro principali variabili da monitorare che ricorrono con puntualità e precisamente:

I principali processi aziendali tipici dell’impresa di costruzioni che sono:

• La preventivazione e l’attività commerciale in generale (network relazionale)
• La programmazione dei lavori e la gestione delle risorse
• L’esecuzione e la contabilizzazione dei lavori (ciclo attivo e passivo)
• L’amministrazione e la gestione della tesoreria

I costi dell’intervento, che possono anche essere correlati, almeno in parte, ai risultati.

Le risorse aziendali da coinvolgere e il tempo richiesto a queste per l’implementazione del progetto.

I risultati attesi (nel caso di IMS trasformare dati in informazioni a supporto delle decisioni).

 

Vedi figura 1

La matrice

Questo si traduce nella necessità di evidenziare contemporaneamente tutte e quattro le variabili per un’esaustiva e puntuale analisi dell’avanzamento del progetto. Le caratteristiche di sintesi richiedono la rappresentazione delle informazioni in un unico pannello, per rendere semplice ma allo stesso completa la visione d’insieme del progetto.

Ecco che queste esigenze le abbiamo riassunte nel diagramma grafico SPC (acronimo di Spiral Project Canvas) che ha lo scopo di relazionare le variabili in gioco in un unico prospetto.

La base di partenza è una griglia le cui direttrici rappresentano le variabili, ognuna della quali può avere una propria scala metrica. Per esempio:

• Il tempo espresso in mesi
• Il costo espresso in migliaia di euro
• Le persone coinvolte in numero
• I risultati in numero di report messi a regime nel sistema informativo (esempio ricorrente nei progetti IMS).

 

Vedi figura 2

 

SPC – Spiral Project Canvas

Dal kick off meeting alla dashboard direzionale, le fasi di progetto rappresentate secondo le principali variabili in gioco.

Nella dimensione tempo si indicano le date di consegna delle fasi in cui è scomposto il progetto di implementazione, definite grazie all’attività di Check-Up e formalizzate nel Project Charter (capitolato di progetto).

La fase è collegata al relativo costo complessivo riferito agli obiettivi attesi (costi esterni per consulenze, strumenti e formazione e costi interni intesi come tempo dedicato alla formazione da parte degli utenti coinvolti).

Il costo (o fascia di costo) è abbinata al numero delle persone dell’organizzazione coinvolte. Per definire l’impatto sull’organizzazione.

Ed infine le persone sono collegate al risultato (nell’esempio inteso come KPI disponibile nel reporting istituzionale) e quindi informazioni per prendere decisioni basate anche su dati di fatto.

In questo modo è rappresentato il percorso di garanzia di risultato inteso come: in quanto tempo ottengo i risultati che desidero, quanto mi costano e quante persone sono coinvolte nel processo di implementazione.

Vedi figura 3

 

Il valore della semplicità

L’ovvio è quello che non si vede mai, fino a quando qualcuno non lo esprime con la massima semplicità!

Rappresentare un progetto complesso di consulenza aziendale ad un imprenditore del settore costruzioni significa affrontare un tema complesso.

La complessità si traduce in un’onerosa attività di analisi, ipotesi e illustrazione al cliente della soluzione proposta che rappresenta lo strumento per raggiungere gli obiettivi individuati e per i quali ci affida la sua fiducia.

Ricerca della fiducia che si può maturare attenuare attraverso la professionalità, la trasparenza e la semplicità nel rappresentare il progetto per il raggiungimento di una vera partnership.

Ecco lo scopo dello Spiral Project Canvas.