La nuova ISO 9001:2015 e il settore costruzioni: opportunità o ulteriore aggravio burocratico?

Cosa c’è di nuovo

Da settembre 2015 è in vigore la nuova UNI EN ISO 9001:2015 ed entro 36 mesi tutti i Sistemi di Gestione della Qualità certificati dovranno essere conformi alla nuova norma.

In sintesi gli input strategici per la revisione della norma sono i seguenti:

• Maggiore apertura ed integrazione verso gli altri sistemi di gestione certificabili
• Maggiore coinvolgimento del cliente
• Enfasi alla creazione del valore per l’azienda e alla sua misurazione attraverso indicatori di processo
• Approccio scientifico all’utilizzo degli strumenti della qualità totale e dell’assicurazione qualità
• Introduzione dei valori etici e di sostenibilità quali caratteristiche del prodotto o servizio erogato

Mentre le novità in ambito di contenuti sono:

1. Utilizzo della “High Level Structure”
2. Enfasi al contesto dell’organizzazione
3. Attenzione alle aspettative e esigenze di tutte le parti interessate
4. Approccio per processi
5. Valorizzazione della leadership
6. Conoscenza organizzativa
7. Concetto di “Informazione documentata”
8. Analisi del rischio

Di cosa si tratta

1. High Level Structure: E’ finalmente stata definita una struttura standard per tutti i sistemi certificabili (ISO Management Standards) al fine di omogeneizzare i format e le definizioni di testi e requisiti comuni. Il documento di riferimento è Annex SL (vedi link) ed è una linea guida emessa nel 2012 con la volontà di definire un unico standard nella redazione della normativa afferente ai sistemi di gestione. La struttura di ogni norma quindi resterà invariata, mentre saranno integrati testi specifici per ogni disciplina. Il documento si compone di 10 punti e precisamente:

• Scope
• Normative reference
• Term and definitions
• Context of the organisation
• Leadrship
• Planning
• Support
• Operation
• Performance evalutation
• Improvement

 

1. Contesto dell’organizzazione: è indispensabile effettuare “l’analisi del contesto” in cui opera l’azienda con la verifica delle variabili interne ed esterne (dall’arena competitiva sino al clima interno). Si tratta di un’analisi simile a quella prevista nei Business Plan in cui la strategia aziendale è correlata agli aspetti legali, tecnologici, competitivi, culturali, sociali, economici e ambientali del mercato di riferimento; sia a livello locale sia a livello globale. Tra gli obiettivi dell’attività rientra l’approccio all’analisi dei rischi (vedi link).
2. Aspettative delle parti interessante: se la soddisfazione del cliente rimane l’obiettivo principale è anche vero che è aumentata la sensibilità dei mercati verso la sostenibilità sociale e ambientale. E’ importante quindi tenere conto e dare evidenza della verifica delle necessità e aspettative di tutti gli shareholders intesi come ogni soggetto che ha relazione con il business aziendale (clienti ma anche utilizzatori finali, fornitori, proprietari, azionisti, dipendenti e collaboratori, enti finanziatori e enti regolatori, competitor, ecc.). Vedi link .
3. Approccio per processi: l’approccio per processi era già una prerogativa innovativa della precedente versione della norma, ma in questo ambito l’approccio per processi è funzionale all’analisi dei rischi incidenti sul processo. Nel senso che solo una corretta ed idonea mappatura e profonda conoscenza dei processi e sotto-processi consente una puntuale verifica dei rischi di pertinenza. L’enfasi all’approccio per processi si contrappone alla rigidità dell’approccio per funzioni, spingendo la struttura organizzativa aziendale verso un paradigma più collaborativo e funzionale al raggiungimento degli obiettivi e traguardi aziendali (vedi link).
4. Leadership: La spinta verso una fattiva collaborazione interna sfocia in un maggiore coinvolgimento del management e di tutte le figure apicali. Non è più presente il responsabile della direzione per la qualità, ma tutti diventano responsabili e più che responsabili diventano coinvolti. Le persone quindi come valore aziendale e non più solo come risorse (vedi link).
5. Conoscenza organizzativa: i concetti di Knowledge Management entrano in maniera importante in questa versione della norma a significare l’importanza della condivisione dei saperi aziendali messi a disposizione di tutte le persone coinvolte, specie le nuove leve. Supporto informatico e trasferimento del patrimonio informativo dal singolo all’organizzazione diventano quindi principi fondamentali per il benessere aziendale (vedi link ).
6. Informazione documentata: finalmente è stata rimossa l’obbligatorietà della documentazione. Non obbligatorio non significa vietato e quindi è lasciata ampia libertà alle aziende di individuare cosa e come documentare procedure e Manuale. Resta evidente che rimane la necessità di dare evidenza oggettiva delle attività di sistema, ad esempio per i valutatori esterni; quindi anche se non obbligatorio rimane opportuno mantenere almeno un livello minimo di documentazione per la consultazione. Meglio se digitalizzata (vedi link 1 – link 2).
7. Analisi del rischio: La novità sostanziale è rappresentata dall’introduzione dell’analisi del rischio, dove per rischio si fa espressamente richiamo alla norma UNI 31000:2010. Per rischio si intende: EFFETTO DI INCERTEZZA SUGLI OBIETTIVI. I principi della norma sono i seguenti e rappresentano chiaramente l’importanza di quest’attività:

• La gestione del rischio crea e protegge il valore
• La gestione del rischio è parte integrante di tutti i processi dell’organizzazione
• La gestione del rischio è parte del processo decisionale
• La gestione del rischio tratta esplicitamente l’incertezza
• La gestione del rischio è sistematica, strutturata e tempestiva
• La gestione del rischiosi basa sulle migliori informazioni possibili
• La gestione del rischio è “su misura”
• La gestione del rischio tiene conto dei fattori umani e culturali
• La gestione del rischio è trasparente e inclusiva
• La gestione del rischio è dinamica,iterativa e reattiva al cambiamento
• La gestione del rischio favorisce il miglioramento continuo dell’organizzazione

Quale impatto per il settore costruzioni?

In un contesto caratterizzato da una fortissima turbolenza e con scenari imprevedibili risulta complesso valutare importanza e impatto della nuova versione della norma per il settore costruzioni.

Certo per chi ha sempre interpretato la certificazione del sistema come una mera formalità affidata ad un consulente esterno, la revisione della norma rappresenta senza ombra di dubbio un aggravio burocratico. Altra “carta” inutile e altri soldi da spendere in consulenze a “non valore aggiunto”.

Non dimentichiamo che ci troviamo in un contesto dove, per uno specifico segmento di mercato, la certificazione è obbligatoria per legge (163/2006) all’interno della qualificazione SOA. In Italia gli istituti di certificazione sono molti, in forte competizione tra loro sul prezzo e, da non dimenticare, pagati direttamente dalle imprese. Innegabilmente tutto questo si riverbera in situazioni ricorrenti, dove in tante imprese sono impiantati sistemi sostanzialmente “fittizi”, realizzati solo per ottenere i requisiti per accedere ai lavori pubblici e manutenuti in maniera meramente formale a qualche giorno dalla verifica di sorveglianza periodica o di rinnovo triennale. A partire dall’inizio della crisi del settore le cose sono solamente peggiorate, tante imprese sono andate in difficoltà, molto sono sparite. In un contesto simile la sopravvivenza, per molti, ha rappresentato l’unico obiettivo da perseguire. Risulta evidente che l’uscita di una nuova revisione della norma ISO 9001 non susciti particolare interesse e che, adeguare il proprio sistema in questo momento, comporta rischi. In effetti valutatori e consulenti debbono ancora prendere confidenza con la norma, soprattutto in ambito di applicazione EA28 (settore costruzioni) ed inoltre non ci sono ancora specifiche linee guida per il settore stesso.

 

Da aggravio a opportunità?

Tuttavia l’adozione di un sistema normato ha i suoi vantaggi per un’impresa del settore costruzioni in questo specifico contesto.

Sopravvivere significa sostanzialmente lavorare su due direttrici e precisamente: cambiamento e innovazione.

Cambiare significa ripensare al business, magari guardando i numeri del settore che segnalano due filoni in chiara espansione: manutenzione e internazionalizzazione.

Per la manutenzione si parla di un + 20% dal 2008 al 2015. Fenomeno solo parzialmente dopato dai contributi statali. Se l’immobiliare denuncia solo ora timidissimi e fragilissimi accenni di ripresa, il recupero dell’esistente diventa un business. Manutenzione significa anche restauro del patrimonio magari sottoposto a tutela e a supporto dello sviluppo del turismo. Significa inoltre manutenzione e riqualificazione del territorio ed ancora riqualificazione energetica sotto la spinta di una più sensibile attenzione all’ambiente.

Internazionalizzare nelle costruzioni significa portare know how e attenzione al bello all’estero. Trasferimento tecnologico nei paesi in via di sviluppo e cultura architettonica nei paesi emergenti rappresentano numeri di particolare interesse per imprese e professionisti del settore.

Tutto questo per arrivare al punto. Cambiare si deve e si può.

Ma cambiare significa anche necessariamente partire da mentalità e atteggiamento; significa iniziare dalla revisione della strategica per riorganizzare la propria struttura operativa ai fini di un adeguamento al nuovo.

Significa anche dover monitorare le performance di processi adeguati alla nuova strategia e quindi poco noti e conosciuti; per cui difficili da misurare a livello di mere sensazioni e percezioni (come in passato). Occorre quindi misurare per controllare. E controllare serve poi per migliorare.

La nuova norma può quindi servire egregiamente come riferimento per la ristrutturazione aziendale funzionale al cambiamento dell’impresa di costruzioni. Il modello proposto dalla norma risulta assolutamente idoneo ed anzi opportuno per attivare il cambiamento necessario. Gli elementi ci sono tutti, a partire dall’analisi del rischio; attività indispensabile se si affrontano aspetti con forte componente di novità. Condivisione degli obiettivi, distribuzione delle responsabilità per un incedere più coeso e finalizzato al raggiungimento dei risultati attesi, sono aspetti assolutamente indispensabili. Infine, un ultimo aspetto non trascurabile, la possibilità di ridurre drasticamente e finalmente la “carta” attraverso la dematerializzazione documentale e l’informatizzazione dei processi.

Elementi irrimandabili e irrinunciabili dell’impresa di costruzioni competitiva.