L’evoluzione del software per i sistemi di manutenzione

L’utilizzo del Workflow per ottimizzare la dorsale comunicativa fra le diverse organizzazioni coinvolte nel processo manutentivo

 

Premessa
Le aziende che oggi affrontano il mercato, consapevoli che l’innovazione e il cambiamento sono la risposta alla turbolenza persistente, sono contraddistinte da un filo conduttore comune nel quale insistono tre elementi ricorrenti :

• Sanno interpretare le direttrici del mercato per anticipare le risposte alle esigenze.
• Antepongono le idee alle logiche di breve periodo.
• Amplificano il valore delle relazioni per la costruzione di aggregazioni a geometria variabile.

Oggi più che mai diventa imprescindibile analizzare il contesto di mercato di interesse attraverso il punto di vista di tutti gli attori coinvolti nel processo, le rispettive caratteristiche ed esigenze, gli interessi e gli obiettivi.

Nel comparto costruzioni il concetto innovare assume la valenza di rinnovare. Al concetto di nuovo si sostituiscono gli aspetti di recupero, ristrutturazione, restauro, riqualificazione e manutenzione.

I numeri parlano da soli:

• Il valore della produzione mondiale in ambito di “Repair % Maintenance” è di oltre 1.750 mld € di cui oltre 118 in Italia (fonte rapporto Cresme 2014).
• Come indicato nel rapporto 2015: Il sistema delle costruzioni in Italia di Federcostruzioni (Federazione delle Costruzioni) – dal 2008 al 2015 gli investimenti in manutenzione in edilizia sono aumentati del 22,7% in controtendenza ad un -32,7% del totale investimenti in costruzioni.

L’importanza del software nel processo manutentivo
Il software come strumento di supporto al processo manutentivo assume una valenza sempre più importante, disponibilità di tecnologie sempre più innovative e necessità di razionalizzare le attività rendono irrinunciabile l’innesto di adeguati sistemi di controllo e gestione dei processi. Per questo la missione dei sistemi informatici per la manutenzione è molto semplice: dare risultati in un ambito altamente competitivo e complesso. Questo nuovo paradigma si traduce nella concezione di una vera e propria piattaforma i cui pilastri sono:

• capacità di affrontare la interdisciplinarità intrinseca al processo manutentivo;
• grande capacità collaborativa per interconnettere tutti gli attori coinvolti in filiera;
• web based per affrontare l’innovazione tecnologia.

Resta evidente che le caratteristiche minime di un sistema informatico per la manutenzione sono in riferimento alla rispondenza alle specifiche tecniche. Le normative UNI che regolamentano gli aspetti manutentivi sono oltre 70 e fra queste la 10584 e la 11126 riguardano specificatamente aspetti informativi mentre la 10951 si concentra sulle linee guida per i sistemi manutentivi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari.

I requisiti minimi dei sistemi devono quindi essere:	Gli ambiti di gestione governati dal sistema devono essere:
Espandibilità	Anagrafica dell’edificio
Eterogeneità dei dati	Manutenzione programmata
Integrabilità	Manutenzione correttiva
Facilità d’utilizzo	Lavorazioni standard
Adattabilità	Programma di manutenzione
Aggiornabilità	Bolle di lavoro
Sicurezza	Lavori in corso
Controllabilità	Controllo ricambi
Riservatezza	Schedatura risorse
Documentazione

Tuttavia rispondenza alle norme ed ai pilastri concettuali non bastano per rispondere alle esigenze di committenze in continua evoluzione, sempre più preparate e con strutture organizzative e procedurali sempre diverse. Infatti aumenta la dimensione media del patrimonio immobiliare, basti pensare alle unioni di Comuni o alle centrali di committenza. Ed aumenta anche la complessità da gestire: tipologie di contratto, distribuzione geografica del patrimonio da controllare, interdisciplinarità degli argomenti che intervengono nel processo. In pratica le grandi committenze pubbliche ma anche private ritengono importante l’adozione di un sistema informatico dedicato e specifico per la gestione della manutenzione.

Occorre quindi una vera piattaforma che sappia affrontare tutte le esigenze interconnesse in un sistema evoluto:

• Workflow – bpr: significa che il sistema deve essere predisposto in maniera nativa per collegare ma soprattutto per configurarsi ed adattarsi alla struttura organizzativa che affronta in maniera integrata il processo manutentivo. Committenza, soggetti manutentori, progettisti, direzione lavori ed associazioni sono attori primari di processo ma anche il privato cittadino può essere un soggetto coinvolto ovvero informato del processo stesso.
• Rendicontazione, statistica e bi: ogni singolo intervento programmato o a guasto deve essere correttamente rendicontato in relazione alle normative, a livello di committenza ma anche per il sistema di controllo di gestione dei soggetti manutentori che operano in un mercato sempre più competitivo. La rendicontazione deve strutturare efficaci analisi di tipo statistico, finalizzate alla razionalizzazione degli interventi manutentivi, spostando sempre più la manutenzione verso la forma “predittiva“. Per questo i dati consuntivi devono essere affidati ai sistemi di business intelligence, per mettere disposizione dei progettisti dati di fatto, su cui strutturare i piani di manutenzione e il loro aggiornamento.
• Gestione tecnico amministrativa della commessa: i contratti tipo per la gestione della manutenzione sono particolarmente complessi e ricchi di variabili, proprio per affrontare le diverse configurazioni che può assumere il processo manutentivo e per il rispetto delle leggi e norme vigenti in ambito di lavori pubblici. Questo significa gestire tempi, regole di contabilizzazione specifiche, archiviare e accedere a documenti e dati di diversa natura anche in mobilità con la conseguente necessità di gestire accessi a seconda del ruolo e delle responsabilità.
• Programmazione interventi e mappatura risorse: ogni responsabile deve sempre poter monitorare lo stato degli interventi manutentivi compreso il corredo informativo di riferimento (rilievo, programmazione, esecuzione e rendicontazione); oltre alla quantità e qualità delle risorse coinvolte.
• Collegamento con sistemi qualità, sicurezza, ambiente, 231/01: ogni organizzazione risponde in maniera sempre più diffusa a sistemi di gestione aziendale, sempre più compenetrati fra di loro ed ovviamente diversi per ogni committente ed ogni organizzazione coinvolta. Struttura organizzativa e procedure simili ma con sfumature anche importanti differenzianti caratterizzano ogni entità coinvolta nel processo manutentivo.
• Gestione asset in ottica BIM – GIS: Ogni asset rappresenta un elemento che deve essere gestito in logica bim, una disciplina ormai concreta anche in Italia e che rappresenta lo standard evolutivo di riferimento in ambito costruzioni.

Aggregare per competere
Il software da solo non basta. Per quanto innovativo e conforme alle necessità di tutti gli attori coinvolti occorre molto altro per affrontare in maniera in maniera convincente e vincente il mercato della manutenzione. Serve innanzi tutto una cultura aggregativa che favorisca l’unione coesa e convinta di tutti gli attori coinvolti nel processo. Da un lato le committenze che devono rendersi conto dell’importanza del processo. Su questo piano la speranza di un’attenzione sempre più marcata deriva dai budget ancora più risicati e ristretti delle pubbliche amministrazioni e che trovano nella riqualificazione e nella manutenzione importanti leve finanziarie per i propri bilanci.

Dall’altro tutti i soggetti coinvolti nella filiera del processo manutentivo che aggregandosi costruiscono soggetti capaci di proporre soluzioni innovative e perfettamente rispondenti alle esigenze delle grandi committenze, anche in ambito finanziario. Ad esempio progetti di riqualificazione energetica con riconoscimento di un canone da parte della committenza sono ormai una realtà (es. progetti PAES). Progettisti, manutentori software house, associazioni e finanziatori, aggregandosi e sommando le proprie competenze specifiche e peculiari possono affrontare in maniera vincente il più promettente mercato del mondo delle costruzioni in Italia.